GTD&Creative Routines

這是一篇勉勵我自己如何實行 GTD & Creative Routines 的一套方法。
  • 前言
    • 不知道該做什麼
    • 什麼是 Creative Routines?
    • 人生終極目標
    • GTD
  • 收集(Collect)
  • 處理(Process)
    • 二分鐘法則
    • 四象限法則
  • 整理(Organize)
    • 目標金字塔
    • 三隻青蛙理論
  • 執行(Do)
    • 番茄工作法
  • 回顧(Plan)
    • PDCA 循環
    • 願望清單
  • 結語

前言

你是否常常在夜晚帶着一絲傷感入睡呢?明明胸懷大志,卻總是因爲忙碌無爲而感到愧疚?時間總是在不知道該做什麼之中悄悄流失……
節錄自「我的时间管理与方法论

不知道該做什麼

為了解決這類焦慮,我們需要有一套 GTD 方法,讓自己在正確的時間(Time),有正確的事(Things)可以去(Done)。

什麼是 Creative Routines?

「世界上最恐怖的事情就是-比你優秀的人,比你更加努力。」
優秀的人之所以能夠創造出令人矚目的成就,是因爲他們在日常作息、工作和學習之中,養成了規律良好的習慣
「優秀是一種習慣」 —— 亞里士多德
幸福並非取決於天性,我們的一言一行都是日積月累下,養成的習慣。如果說懶惰是一種習慣,那麼優秀也是一種習慣。

人生終極目標

我們每天生活所需要維繫的目標,不外乎五大主題:
  • 健康
  • 事業
  • 社會責任
  • 情感
  • 愛好
若想長時間、規律地維持著良好的習慣,必須得有一個基準,用來判斷上述生活中會碰到的這些事情中,哪些對你而言才是最重要的、哪些才是你想做的、哪些是你該做的,而這個基準就是 GTD 的中心思想,也就是人生終極目標。比如:我的人生目標是對社會做出貢獻。那麼每當你完成一個經過篩選的目標時,也同時在實現人生的終極目標。

GTD

有了人生終極目標之後,接下來我們就可以開始探討如何實現 GTD(Getting Things Done)方法了。
GTD 的好處?
  • 把複雜的事情簡單化
  • 把簡單的事情可操作化
  • 把可操作的事情度量化、數字化
  • 把可度量、可數字化的事情可考評化
  • 把可考評的事情流程化
節錄自「什麼是科學管理」——《命好不如習慣好》
GTD 的壞處?
  • 會有人來留言對你說「你活得不累嗎?」
GTD 的核心流程,五大步驟:
  1. 收集(Collect)
  2. 處理(Process)
  3. 整理(Organize)
  4. 執行(Do)
  5. 回顧(Plan)

收集(Collect)


不要相信你的記憶能力,身為一個專業的程序猿,我們有義務清空自己的記憶體,讓它隨時保持在足夠應付那些真正必要的思考工作上。
當你的腦中有任何雜音(Stuff)出現,不管大小,先將它往你的水桶(Inbox)裡收集,越簡單越快速的工具越好。(比如:便利貼、筆記本、待辦清單)
哪些東西讓它進你的水桶?
  • 突然閃過的想法
  • 想要達成的目標
  • 需要你去完成的待辦事項
哪些東西適合收集?
盡量保持單一職責原則(SRP),若有更方便的工具可以處理這些事,那就交給專業的去完成吧,這樣除了能夠專注在該完成的任務上,也能夠隨時知道自己想找的資料存放在何處。

處理(Process)


遵循先進先出的順序,檢查那些積在水桶裡的待辦事項,使用下列方法,將它們轉化為可執行的任務(Task):
  1. 二分鐘法則
  2. 四象限法則

二分鐘法則

首先判斷這件事你是否可以在二分鐘左右之內完成?如果可以的話,就趕緊先將它解決了吧!

四象限法則

如果是無法馬上完成、需要經過整理的任務,就先使用四象限法則來做歸類,依照重要度緊急度來劃分出任務的優先度(Priority):
  • P1:重要緊急
  • P2:重要&不緊急
  • P3:不重要&緊急
  • P4:不重要&不緊急

哪些屬於 P1?

  • 即將到達期限的工作或學業上的任務
會出現 P1 通常是因為:
  • 外界因素:突然被安排
  • 個人因素:P2 沒完成
因為 P1 會讓人產生壓力感,所以盡量越少越好。

哪些屬於 P2?

趁著在下雨之前,就先修補自己的家。 —— 未雨綢繆《詩經》
  • 工作或學業上的任務
  • 個人想達成的目標
  • 會對個人的發展、以及周圍環境有重大影響的事項
根據 80/20法則,我們應該盡量投資時間在 P2 的任務身上。

哪些屬於 P3?

  • 感到忙碌且盲目的事
  • 附和別人期望的事
  • 臨時被安排的事
  • 不必要的社交回覆(電話、LINE、Facebook)
P3 盡是些不重要的事,但往往因為它們緊急,所以是最容易佔據人們寶貴時間的主兇,應該盡量避免。

哪些屬於 P4?

  • 不必要的應酬
  • 上網聊天玩遊戲
  • 可做可不做的雜事
P4 屬於可偶爾放鬆一下,但不可沈溺於此的事項。
如同這篇「绝地武士」之中提到,我們常常把時間浪費在那些不重要的雜魚身上,而忽略了自己真正想要的目標,拯救公主。
結論:走出 P3,專注 P2。

整理(Organize)

大事化小,小事化無。

經過前面的檢查之後,我們已經安排了優先度給任務,接下來就是根據目標大小拆分成專案(Project),將大事化小,小事化無。
  1. 目標金字塔
  2. 三隻青蛙理論

目標金字塔

每次馬拉松比賽之前,我都要乘車把比賽的線路仔細地看一遍,並把沿途比較醒目的標誌畫下來,比如:第一個標誌是銀行;第二個標誌是一棵大樹;第三個標誌是一棟紅房子,就這樣一直畫到賽程的終點。比賽開始後,我就以百米的速度奮力地向第一個目標衝去,等到達第一個目標之後,我又以同樣的速度向第二個目標衝去。四十多公里的賽程,就被我這麼分解成幾個小目標輕鬆地跑完了。 —— 山田本一
我們可以推測任務可能所需的時間,將之歸類為長期目標、中期目標、短期目標、小目標:
  • 長期目標:年度目標
  • 中期目標:季目標、月目標
  • 短期目標:周目標
  • 小目標:每日目標

三隻青蛙理論

如果你必須吃掉一隻青蛙,不要長時間盯着它看。如果你必須吃掉三隻青蛙,記得要先吃掉最大、最醜的那隻。 —— 博恩崔西《吃掉那隻青蛙》
為自己的每一天、甚至每周、每個月、每一年,準備最重要的三件事

執行(Do)


經過前面的整理之後,我們已經有了最重要的三隻青蛙,再來就是 GTD 最關鍵的一步,Do It!不把青蛙消化掉的話,前面講的都會是空談,讓我們把它完成吧!

番茄工作法

番茄工作法的基本原則:
  1. 一次只做一件事情
  2. 一次番茄時鐘二十五分鐘
  3. 中途不可中斷,一旦中斷,必須重新計算該次番茄時鐘
  4. 每完成一次番茄時鐘,休息五分鐘
  5. 每完成四次番茄時鐘,休息二十五分鐘
  6. 花費超過三個小時的任務,表示還切得不夠細
番茄工作法的目的:
  • 提高集中力,專注在黃金工作時間
  • 量化被打斷的次數、原因,做出相對應的調整
  • 量化該任務所花費的番茄時鐘,完善預估流程
  • 增進成就感,激勵持久動機

回顧(Plan)


到這裡我們已經將那些雜亂的待辦事項,整理成為確切可執行的目標,解決了最初的問題:不知道該做什麼

PDCA 循環

儘管如此,我們規劃的目標並不會一開始就如此順遂,GTD 最困難的部份就是拆分任務,這件事就跟程序猿預估時程一樣困難,需要長時間的經驗累積,不斷地調整、修正、優化、迭代,最後才能讓 GTD 融入於自己的心流(Flow)。
PDCA 循環的概念,讓專案保持在執行 → 回顧 → 處理 → 整理 → 執行的迭代循環之中。
回顧的場景(Context):
  • 每日目標:每天睡前準備好明天的三隻青蛙,讓自己隔天起床就知道今天該完成什麼
  • 周目標:利用周一上班的收假症候群緩衝時間,回顧自己上周與本周的任務狀況
  • 月目標:月底或月初,回顧任務並進行適當的調整
  • 年目標:新年期間,回顧過去一年的成果,重新訂下新年目標

願望清單

準備一份願望清單(Wish List),並依照自己可以負擔的值段,將願望分配成年獎勵、月獎勵、周獎勵、日獎勵。比如:今天完成這項任務的話,晚上就去吃好料的。完成這項困難的月目標的話,就買支新的 iPhone 犒賞自己。今年的目標達到的話,明年就給自己一趟出國旅行作為獎勵!

結語

其實我覺得需要 To-Do List 處理的事項會越來越減少,因為各式各樣手機 App 搭配通知系統會更高效,然後隨著人工智慧的發展,電子秘書也會越來越聰明,加上物聯網和大數據也成熟之後,人類真的只需要躺著等事情主動來讓你做就好了。

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